Worddateien formatieren - Teil 2

17/09/2016 – Selfpublishing-Tipps

 

In unserem letzten Blogbeitrag zur Formatierung haben Sie bereits gelernt, wie Sie Ihr Manuskript in Microsoft Word in eine druckfähige Form bringen. Heute wollen wir uns den Feinheiten widmen und die Worddatei in eine PDF-Datei umwandeln. Bitte beachten Sie, dass es sich bei diesem zweiten Teil der Wordformatierung um Feinheiten und um das Ideal des Satzspiegels handelt. Im Einzelnen wird es in Word nicht möglich sein, alles zu 100% umzusetzen (Bsp.: Wenn Sie die Hurenkinder entfernen, könnte der Satzspiegel sich verschieben und anders herum). Hier gilt es Kompromisse einzugehen und die beste Alternative zu wählen.

Hier können Sie sich diese Anleitung zusätzlich als PDF runterladen und ausdrucken.

Bitte beachten Sie auch hier, dass die Funktionen, welche wir Ihnen per Bildschirmfoto zeigen, bei Ihrer Wordversion ggf. an einer anderen Stelle zu finden sind. Wir arbeiten mit Office 2010. Wenn Sie eine ältere oder jüngere Wordversion besitzen, sieht die Oberfläche ggf. leicht anders aus. Die Funktionen sollten jedoch trotzdem vorhanden sein!

 

Welche Feineinstellungen machen einen professionellen Innensatz aus?

 

Satzart

Der Fließtext wird in der Regel im Blocksatz gesetzt. Seltener ist eine linksbündige Gestaltung zu sehen. Bei Gedichtbänden ist auch ein zentrierter oder rechtsbündiger Aufbau möglich.

Die Standardeinstellung von Word sieht meistens einen linksbündigen Text vor. Um dies zu ändern, markieren Sie den entsprechenden Text und klicken Sie bei dem Reiter „Start“ auf das Symbol für den Blocksatz (siehe unten).

 

Seitenränder

Die Größe der Seitenränder hängt (auch und vor allem) mit Ihrer Buchgröße zusammen. Bei einem kleinen Buchformat sollten Sie keinen zu großen Rand wählen, damit Ihr Buch nicht zu viele Seiten bekommt.

Eine Empfehlung der Größe der Seitenränder ist wie folgt:

Dies sind jedoch nur grobe Richtwerte, die Sie selbstverständlich auch variieren können. Wichtig ist jedoch, dass Sie min. 1 cm Rand lassen, damit beim Druck alles gut sichtbar bleibt.

Die Seitenränder können Sie ändern, indem Sie unter dem Reiter „Seitenlayout“ auf „Seitenränder“ klicken und hier ganz unten „benutzerdefinierte Seitenränder“ anklicken. Nun können Sie (3.) die Seitenränder individuell einstellen. Vorsicht! Achten Sie darauf, dass bei „Übernehmen für:“  „gesamte Dokument“ ausgewählt ist, ansonsten haben Sie unterschiedliche Seitenränder in Ihrem Buch! Nun klicken Sie auf „OK“.

 

Beschnittrand

Wenn Sie in Ihrem Manuskript Bilder oder Grafiken haben, die bis in den Rand hinein gehen sollen, sollten Sie zusätzlich einen Beschnittrand anlegen, da es ansonsten sein kann, dass ein kleiner weißer Rand neben dem Bild sichtbar wird. Der Beschnittrand wird zu dem normalen Seitenrand hinzuaddiert, beträgt meistens zwischen 0,3 und 0,5 cm und wird später beim Druck des Buches abgeschnitten. Wenn Ihr Buch beispielsweise hinterher ein Format von 12 x 18,5 cm haben soll und Sie ringsum einen Beschnittrand von 0,5 cm einfügen möchten, muss das Seitenformat Ihrer Worddatei 13 x 19,5 cm betragen (Wie Sie das Seitenformat einstellen, erfahren Sie hier: http://tao.de/tao-blog/selfpublishing-tipps/worddateien-formatieren-teil-1-915.html). Ihr Bild, das bis in den Rand des Buches gedruckt werden soll, sollte in den Beschnittrand hineinlaufen.

Achtung! Wenn Sie die Innensatzdatei später in unser System hochladen, müssen Sie den Beschnittrand angeben (siehe unten), so Sie einen solchen haben! Sonst wird Ihre Datei nicht angenommen!

 

Was sind NoGos bei der Innengestaltung und wie umgehe ich diese?

Sperrungen

Von Sperrungen spricht man, wenn die Wörter einer Zeile ungewöhnlich großen Abstand voneinander haben. Bsp:

 

Lösung: Diese Sperrungen vermeiden Sie, indem Sie die Wörter am Ende der Zeile trennen. Am besten aktivieren Sie die automatische Silbentrennung für das gesamte Dokument, sodass alle Sperrungen sofort verhindert werden. Die Silbentrennung können Sie unter „Seitelayout“ auf „Keine“, „Automatisch“ oder „Manuell“ stellen. Wir empfehlen die automatische!

 

Vorsicht! Es sollten max. drei Trennungen untereinander stehen und die Trennungen sollten gut nachvollziehbar sein, damit der Lesefluss nicht gestört wird. Das Wort „angenommen“ sollte z.B. lieber an diesen beiden Stellen getrennt werden: „an-ge-nommen“ als an dieser: „angenom-men“. Zwar ist letzteres auch nicht falsch, aber für den Lesefluss angenehmer ist ersteres. Außerdem sollte ein Wort nie von rechter auf die linke Seite umgebrochen werden. Angenommen auf der ungeraden/rechten Seite steht unten noch „Sei-“, dann muss der Leser / die Leserin zunächst umblättern um zu erfahren, dass es sich um den „Sei-“„tenumbruch“ handelt. Dies stört den Lesefluss! Umbrüche von gerader (linker) Seite auf die ungerade (rechte) sind akzeptabel. Wenn Sie diese jedoch leicht verhindern können, umgehen Sie diese am besten auch!

Um dies zu kontrollieren, müssen Sie zum Schluss das gesamte Dokument noch einmal auf die Trennungen durchschauen. Falls an einer Stelle mehr als drei Trennungen untereinander stehen, eine Trennung unschön über eine Seite hinausgeht oder unleserlich ist, können Sie dies mit der manuellen Lösung zu dem NoGo Nr. 3 (Hurenkinder und Schusterjungen) beeinflussen und korrigieren.

 

Hauptkapitel am Seitenende

Falls Ihr Buch viele Seiten umfasst, gilt es natürlich Platz zu sparen. Daher kann es durchaus sinnvoll sein, die Kapitelüberschriften nicht auf einer neuen Seite beginnen zu lassen, sondern direkt unter dem vorherigen Kapitel. Wenn jedoch von dem neuen Kapitel nur noch wenige Zeilen auf der Seite stehen, wirkt dies nicht sehr schön. Bsp.:

Lösung: Mitunter kann es hier sinnvoll sein, das Kapitel auf der neuen Seite beginnen zu lassen. Hier gibt es keine klare Regelung, ab wann das Kapitel auf der neuen Seite anfangen sollte und wann es noch auf der vorherigen Seite stehen kann. Schauen Sie einfach, wie es für Sie besser aussieht. Vorsicht! Wenn Sie das Kapitel lieber auf einer neuen Seite beginnen lassen möchten, fügen Sie einfach einen Seitenumbruch ein – bewegen Sie die Überschrift nicht mit der Entertaste oder Leerzeichen auf die nächste Seite, da sich hierbei zu leicht etwas verschieben kann! Um einen Seitenumbruch einzufügen, klicken Sie zunächst direkt vor die Überschrift und klicken Sie dann oben bei dem Reiter „Einfügen“ auf „Seitenumbruch“.

 

Hurenkinder & Schusterjungen

Ja, so heißen sie wirklich und sie sind die Kardinalsfehler beim Innensatz. Hier können Sie sich genauer über die beiden Gesellen informieren. Grob zusammengefasst spricht man von einem Hurenkind, wenn oben auf einer Seite nur noch eine Zeile eines Abschnittes steht. Bsp:

Ein Schusterjunge hingegen ist eine einzelne Zeile am Ende der Seite. Bsp.:

Merksatz: "Ein Schusterjunge muss alleine unten im Keller arbeiten, ein Hurenkind steht oben verloren auf der Straße."

Es sollte (bei Hurenkindern) jeweils mindestens ein Wort in der zweiten Zeile stehen. Besser ist es, wenn 1 ½ Zeilen des Absatzes auf der Seite sind. Bei Schusterjungen sollten min. zwei Zeilen auf der vorherigen Seite stehen. Wobei Hurenkinder die schlimmeren Fehler sind. Wenn Sie nicht beides vermeiden können, wählen Sie daher lieber den Schusterjungen.

Lösung: In der Regel hat Word eine Funktion aktiviert, die diese Fälle automatisch verhindert. Um diese Funktion zu aktivieren und zu deaktivieren, gehen Sie bei dem Reiter „Start“ auf „Absatz“ und setzen bei „Zeilen- und Seitenumbruch“ das Häkchen bei „Absatzkontrolle“, bzw. deaktivieren es.

 

Immer klappt dies jedoch nicht. Daher sollten Sie am Ende Ihr gesamtes Buch noch einmal auf Hurenkinder und Schusterjungen kontrollieren. Wenn Sie sehr viele kurze Absätze haben, werden Sie sicher nicht alle vermeiden können. Doch Sie sollten versuchen, so wenige wie möglich in Ihrem Dokument einzubauen, damit Ihr Buch innen professionell aussieht.

Manuell können Sie Hurenkinder und Schusterjungen beeinflussen, indem Sie den Zeichendurchschuss, sprich den Abstand zwischen den Zeichen verringern oder erhöhen. Hierzu markieren Sie den Text, bei dem Sie den Durchschuss verändern möchten (also vermutlich den Absatz, bei dem ein Hurenkind oder Schusterjunge entstanden ist) und klicken Sie bei dem Reiter „Start“ auf den Pfeil bei „Schriftart“. Hier können Sie nun unter „Erweitert“ den Abstand verringern oder erhöhen.

 

Vorsicht! Achten Sie unbedingt darauf, hier nur kleine Abweichungen einzubauen, damit der Leser hinterher nicht sieht, dass der Durchschuss ein anderer ist und der Lesefluss nicht gestört wird. Wie viel Sie den Durschuss verringern oder erhöhen können, bevor man etwas sieht, kommt auf die Schriftart an. Meistens wird es jedoch schon bei 0,3 Pt. sichtbar!

Eine weitere Möglichkeit ist es, den Zeilenabstand zu erhöhen oder zu verringern. Allerdings ist dies noch leichter sichtbar als der Zeichendurchschuss, daher sollten Sie, wenn möglich mit letzterem arbeiten.

Wie Sie den Zeilenabstand verändern haben Sie ja bereits in unserem ersten Tutorial zur Wordformatierung erfahren.

Achten Sie stets darauf, dass Ihr Satzspiegel nicht „zerschossen“ wird.

 

„Zerschossener“ Satzspiegel

 

Der Satzspiegel ist die gemeinsame Darstellung der linken und rechten Buchseite, so wie sie später im Buch nebeneinander stehen werden. Vorsicht! Wenn Sie bei Word „Ansicht“ „zwei Seiten“ einstellen, stehen nicht die korrekten Seiten nebeneinander. Die Satzdatei beginnt mit der ersten Seite, welche im Buch eine rechte Seite ist und neben einem weißen Blatt, dem Vorsatzpapier, steht. Die erste Doppelseite ist somit die zweite und dritte Seite. Bei dem Satzspiegel sollte, wenn möglich, die Zeile von der linken Seite auf der rechten Seite durchgehen.

 

Die linke und rechte Seite sollten homogen nebeneinander aussehen. Weder der Text links noch der Text rechts sollte weiter oben anfangen, oder weiter nach unten gehen (grüner Kasten im Screenshot). Die Zeilen sollten durchgehen. Ist dies nicht der Fall, hat irgendetwas den Satzspiegel „zerschossen“. Dies passiert hauptsächlich durch die Veränderung der Zeilenabstände oder durch einen anderen Abstand vor den Kapitelüberschriften. Wir raten Ihnen: fügen Sie ganz zum Schluss vor der ersten Seite noch eine Leerseite ein und lassen Sie sich das Manuskript nun zweiseitig anzeigen:

 

Vorsicht! Durch das Einfügen der Leerseite am Anfang verschiebt sich voraussichtlich die Nummerierung der Seitenzahlen. Dies können Sie für diese Prüfung einfach ignorieren (die Leerseite müssen Sie anschließend ohnehin wieder rauslöschen).

Sollten Sie feststellen, dass Ihr Satzspiegel irgendwo aus dem Gleichgewicht gekommen ist, können Sie an der Stelle mithilfe des Zeilen- und Zeichendurchschusses (Erklärung siehe oben) versuchen, dies wieder anzugleichen.

 

Wortfetzen

Ebenfalls unschön sind einzelne Silben oder sehr kurze Wörter, die am Ende eines Absatzes alleine in einer Zeile stehen. Bsp:

 

Lösung: Auch hier können Sie versuchen, den „Wortfetzen“ mithilfe des Zeichendurchschusses (siehe die manuelle Lösung unter „Hurenkinder und Schusterjungen“) noch in die vorherige Zeile rutschen zu lassen, oder, wenn dies nicht möglich ist ohne dass der Leser / die Leserin den veränderten Durchschuss sehen würde, mit einem größeren Zeichendurchschuss noch mehr Text in die neue Zeile umzubrechen.

 

Herzlichen Glückwunsch! Ihre Worddatei kommt nun einer professionell gesetzten Datei verblüffend nahe!

Nun muss Ihre Worddatei nur noch in PDF umgewandelt werden, damit Ihre Formatierungen beibehalten bleiben.

 

Die Worddatei in PDF umwandeln

 

Nun ist Ihre Worddatei formatiert und muss nur noch in PDF umgewandelt werden, damit Ihre Formatierungen nicht verloren gehen. Vorsicht! Hierbei ist zu beachten, dass sowohl das Buchformat erhalten bleibt, als auch alle Schriften eingebettet werden. Daher können wir nicht einfach die Word-Funktion „Speichern unter“  verwenden.

Sie können Ihre Worddatei jedoch ganz leicht mit unserem Online-Konverter in PDF umwandeln. Hierzu laden Sie im Veröffentlichungsprozess unter dem Reiter „Inhalt“ Ihre Worddatei hoch und lassen sie in PDF umwandeln.

Haben Sie einen Beschnittrand angelegt? Dann müssen Sie diesen nun angeben. Falls Sie keinen zusätzlichen Rand haben, lassen Sie dieses Feld einfach frei.

Laden Sie Ihre Worddatei hoch und lassen Sie den Konverter arbeiten. Dies dauert einen Moment. Ganz wichtig: Speichern Sie, sobald der Konverter fertig ist!

 

 

Wenn Sie Ihre Worddatei selbst in PDF umwandeln möchten

 

Wenn Sie Ihre Worddatei selbst in PDF umwandeln möchten, bietet sich hierfür das Gratisprogramm PDF Creator an, welches Sie unter anderem hier runterladen können: http://www.chip.de/downloads/PDFCreator_13009777.html

Wenn Sie das Programm erfolgreich auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie Ihre Worddatei einfach „als PDF drucken“. Hierzu befolgen Sie folgende Schritte:

  1. Klicken Sie in Ihrer fertig formatierten Worddatei auf den Reiter „Start“.
  2. Klicken Sie auf „Drucken“.
  3. Wählen Sie den PDF Creator als Drucker aus.
  4. Vorsicht! Bevor Sie drucken, müssen Sie noch die Druckeinstellungen bearbeiten!

  1. Bei dem sich nun öffnenden Fenster „Druckeigenschaften“ klicken Sie zunächst auf „erweitert“. Es öffnet sich ein neues Fenster.
  2. Bei diesem Fenster wählen Sie zunächst unter „Papiergröße“ die Option „benutzerdefinierte Papiergröße“ aus. Es öffnet sich wieder ein Fenster.
  3. In dem neuen Fenster passen Sie nun die Papiergröße Ihrer Buchgröße an. Klicken Sie „OK“, damit sich das Fenster schließt.
  4. In dem zweiten Fenster wählen Sie nun unter „TrueTypeSchriftarten“ „Als Softfont in den Drucker laden“ aus. Dies ist wichtig, damit die Drucker später Ihre gewählte Schriftart erkennen! Klicken Sie auch bei diesem Fenster auf „OK“.
  5. Nun können Sie Ihre Worddatei drucken, d.h. sie wird in PDF umgewandelt.

 

Die fertige PDF können Sie im Veröffentlichungsprozess hochladen. Bitte denken Sie unbedingt daran, zu speichern (ganz unten auf der Webseite), damit Ihr Innensatz auch später noch hinterlegt ist!

 

Herzlichen Glückwunsch! Ihr Innenteil ist fertig!

 

Hier können Sie sich diese Anleitung zusätzlich als PDF runterladen und ausdrucken.